Tại Tây Ban Nha, dữ liệu của từng ca hiến, ghép tạng đều được ghi nhận một cách chi tiết. Hệ thống sẽ ghi nhận thông tin về từng người hiến, từng tạng, từng ca ghép, sau đó tổng hợp để đánh giá hoạt động và kết quả ghép tạng trên phạm vi toàn quốc. Các thông tin mà hệ thống thu thập gồm:
- Từng người hiến: thông tin cơ bản, tình trạng và nguyên nhân tử vong, đặc điểm y tế, kết quả đánh giá tạng và các xét nghiệm liên quan;
- Từng tạng được lấy: đặc điểm của tạng, kết quả đánh giá, tạng được lấy để ghép thế nào, hay bị loại bỏ không sử dụng, phân bổ ra sao, ghép thành công hay không;
- Từng ca ghép và người nhận: ghi nhận người nhận bằng mã định danh bảo mật, loại tạng, cơ sở lấy tạng, cơ sở ghép và các thông tin lâm sàng cần thiết;
- Kết quả sau ghép
Trách nhiệm ghi nhận dữ liệu thuộc về toàn hệ thống. Trong đó, ONT nắm vai trò trung tâm, sẽ phát triển và duy trì hệ thống thông tin cấp quốc gia, phối hợp với các vùng tự trị. Dữ liệu được chuyển lên từ bệnh viện hiến và bệnh viện ghép, theo hình thức trực tiếp hoặc thông qua hệ thống thông tin. Phạm vi thực hiện ghi nhận, lưu giữ dữ liệu được quy định bởi Nghị định Hoàng gia Tây Ban Nha.
- Ghi nhận tại bệnh viện: Nhóm điều phối và các khoa chuyên môn ghi nhận thông tin người hiến, kết quả đánh giá từng tạng, việc lấy tạng, thông tin phân bổ và dữ liệu của ca ghép.
- Kết nối dữ liệu liên vùng: Vùng tự trị tiếp nhận dữ liệu theo quy trình thống nhất mà ONT đặt ra. Việc này cho phép theo dõi cả trường hợp lấy tạng ở một bệnh viện nhưng ghép tại bệnh viện khác, thậm chí ở vùng khác.
- Truy xuất nguồn gốc và bảo đảm an toàn: Mỗi người hiến, từng tạng và người nhận được liên kết bằng hệ thống có mã bảo mật. Trong trường hợp cần thiết, hệ thống cho phép truy cập lại các thông tin liên quan để có hướng xử lý.
- Tổng hợp và phân tích: ONT phân tích dữ liệu, xây dựng báo cáo hoạt động hằng năm và công bố số liệu tổng hợp về người hiến, số lượng và loại tạng được lấy, ghép hoặc loại bỏ.
Tây Ban Nha quy định rõ phải bảo đảm truy xuất đối với mọi tạng được lấy, phân bổ, ghép hoặc loại bỏ; phải có hệ thống nhận diện cho phép xác định mối liên hệ giữa các đối tượng; dữ liệu cần thiết để bảo đảm truy xuất đầy đủ sẽ được lưu hàng chục năm sau khi hiến; chỉ người được ủy quyền tại từng cấp bệnh viện – vùng tự trị – ONT mới được truy cập dữ liệu tương ứng; báo cáo thường niên công bố số liệu tổng hợp, không chứa thông tin cá nhân của người hiến hoặc người nhận; có hệ thống báo cáo, điều tra, ghi nhận và quản lý biến cố.
Như vậy, dữ liệu chi tiết của từng ca để phục vụ điều trị, điều phối, truy xuất nguồn gốc, theo dõi và bảo đảm an toàn thì chỉ người có thẩm quyền mới được tiếp cận. Dữ liệu thống kê công khai như số lượng người hiến, số ca ghép theo loại tạng, hoạt động theo vùng và các chỉ số tổng hợp khác… được công bố qua các bản báo cáo.
Điểm đáng học hỏi từ Tây Ban Nha là sự kết hợp giữa ghi nhận dữ liệu từng ca, khả năng truy xuất tạng xuyên bệnh viện, nghĩa vụ báo cáo và hệ thống thống kê quốc gia. Đây là cơ sở để vừa bảo đảm an toàn cho người nhận, vừa đo lường và cải thiện hiệu quả của toàn bộ hệ thống hiến – ghép tạng.
